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So gelingt jedes Sommerfest im Grünen

Sommerfest
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Lange Tage im Sommer laden zum Feiern in freier Natur ein, ist das erlaubt? Wer die richtige Location wählt, hat Freude an einem rauschenden Fest unter freiem Himmel. Die Vorbereitungen sind aufwendig, weshalb Eventmanager empfehlen, mehrere Wochen im Voraus mit diesen zu beginnen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Mit dem richtigen Timing den Festablauf gewährleisten.
  • Partyequipment gibt es zur Leihe.
  • Vorsicht vor Festen auf öffentlichem Grund.

Planungen für ein Fest im Sommer

Zunächst wird das Budget für die Feierlichkeit kalkuliert. Handelt es sich um eine private Feier, müssen Veranstalter entscheiden, ob sie ihre Gäste an den Kosten beteiligen. Für Nachbarschaftsfeste ist es üblich, dass alle teilnehmenden Nachbarn etwas zum Festbetrag beitragen oder nützliches Equipment bereitstellen. Geburtstagsfeiern und ähnliche nicht öffentliche Anlässe finanziert der Gastgeber.

Betriebsfeiern gehen auf Kosten des ausrichtenden Unternehmens. Um Geld zu sparen, bietet sich das Betriebsgelände als Veranstaltungsort an.

Anzahl der Gäste

Das Budget muss für alles und alle reichen. Entscheidend ist die Anzahl der Festteilnehmer. Zu wenig Gäste verteuert das Fest unnötig, wenn zu viel Equipment und Essen bereitgestellt wird. Kommen mehr als geplant, wird es eng und die Verköstigung ist unzureichend. Zu berücksichtigen ist die Partyfläche. Damit sich alle Gäste wohlfühlen, sind pro Gast zwei Quadratmeter einzuplanen.

Einteilung der Festzone

Auf der zur Verfügung stehenden Fläche bedarf es an sinnvollen Zonen, in denen sich in abgesteckten Bereichen die Partygeber organisieren und Besucher aufhalten. In einem Bereich wird die Musikanlage platziert. Vorab ist zu bestimmen, ob sie nur aus einer Soundanlage besteht oder ein DJ bestellt wird, der für abwechslungsreiche Unterhaltung sorgt. In einer weiteren Zone wird das Buffet aufgebaut. Dabei ist darauf zu achten, dass sich die Gäste am Partymenü bedienen, ohne sich eingeengt zu fühlen. Ein Sommerfest mit mehr als 50 Teilnehmenden lässt sich mit einem Catering-Service veranstalten. Das entlastet die Gastgeber organisatorisch, bedarf aber ausreichender finanzieller Mittel. Um das angebotene Essen in Ruhe zu verzehren, werden Tische und Stühle aufgestellt und so verteilt, dass ausreichend Abstand zwischen den Tischgruppen gewährleistet ist.

Sanitäre Anlagen

Wird es mehr als eine Gartenparty im engsten Freundeskreis, ist für genügend sanitäre Anlagen zu sorgen. Es gilt allgemein die Geschlechtertrennung, weshalb die WC-Häuschen zu kennzeichnen sind. Unternehmen von mobilen Toiletten vermieten diese in passender Stückzahl. Die Fachleute müssen wissen, wie viele am Sommerfest voraussichtlich teilnehmen und ob Menschen mit Mobilitätseinschränkungen und Kinder im Wickelalter geladen sind, um die richtige Anzahl an transportablen WCs festzulegen.

Stromversorgung für Sommerfest

Die Steckdosen im Haus reichen aus, um mit einem Verlängerungskabel wenige Geräte und Partylampen im Garten mit Strom zu versorgen. Ein Stromaggregat mieten Gastgeber, die über keine andere Stromquelle verfügen. Sinnvoll ist das außerdem, um das Hausstromnetz nicht zu überlasten. Mehrheitlich verfügen Haushalte über eine 3-kW-Stromleitung, die zusätzlich angeschlossenen Anlagen wie Mischpult, Beleuchter, Party-Küchengeräte und weiteren, nicht standhält.

Parkflächen kommunal beantragen

Veranstalter eines Sommerfestes sollten davon ausgehen, dass ein Teil der Gäste mit dem eigenen Fahrzeug anreisen. Fehlt es an privaten Parkplätzen, damit alle Fahrzeuge den Verkehr nicht behindern, ist bei der kommunalen Verwaltung eine Halteverbotszone zu beantragen. Der Antrag ist mindestens zwei Wochen vor Beginn des Sommerfestes zu stellen und gebührenpflichtig. Steht der Kommune keine freie Parkfläche zur Verfügung, helfen eventuell Nachbarn mit Stellplätzen aus. Viele Gastgeber organisieren einen Shuttlebus, um die Teilnehmenden zu zentralen Halteplätzen zu befördern.

Familie, Freunde & Co einladen

Sind alle Planungen abgeschlossen, wird es Zeit, die Sommerfestbesucher einzuladen. Gedruckte Einladungskarten werden noch immer für besondere Anlässe verschickt. Ansonsten reicht eine Kurznachricht oder E-Mail. Wichtig ist, den Veranstaltungsort, das Datum und die Uhrzeit aufzulisten, damit sich alle die Veranstaltung in den Kalender eintragen können.

Wichtige Tipps für Sommerfeste mit Kindern

Damit die jüngsten Gäste Spaß haben, sollten kindgerechte Angebote bestehen. Als Klassiker gilt der Clown oder die Hüpfburg. Spielgeräte gibt es zur Leihe, die Verleiher sind für die Funktionstüchtigkeit ihrer Produkte verantwortlich. Für den Umgang mit diesen stehen die Ausrichter der Sommerparty in der Verantwortung.

Zum Schutz der Kinder ist eine Person abzustellen, die die Nutzung der bereitgestellten Spielzeuge kontrolliert. Eltern entledigen sich nicht ihrer Fürsorgepflicht, wenn sie an einer Feier teilnehmen. Es gilt, sich mit den Erziehungsberechtigten darauf zu einigen, dass diese die Eigenverantwortung tragen und während ihres Aufenthalts kontrollieren, was die Kinder veranstalten.

Müde Gäste auf dem Sommerfest

Alkohol ist ein häufiger Grund, warum Besucher auf einem Fest einschlafen. Niemand darf betrunken ein Fahrzeug führen, weshalb auf den rechtzeitigen Rücktransport zu achten ist. Gibt es die Möglichkeit, Besuchern Schlafplätze anzubieten, sind ausreichend Liegeflächen zu organisieren. Bewährt haben sich Mietbetten und Luftmatratzen. Viele Sommerfestteilnehmer bringen eigene Utensilien zur Übernachtung mit.

Sommerparty im öffentlichen Park

So verlockend das klingt, in den meisten Städten und Gemeinden sind private Feiern auf öffentlichem Grund strikt untersagt. Mal eben ein Bierzelt aufstellen, etwas zu Essen auf den Tisch bringen und die Musikanlage aufdrehen wird für alle kostspielig.

Das Verbot besteht für alle öffentlichen Flächen, dazu zählt das Grün auf einer Verkehrsinsel wie der Strand an der Nord- oder Ostsee. Öffentlich zugängliche Sommerfeste in freier Natur unterliegen strengen Bestimmungen und sind genehmigungspflichtig.

Regeln für das Sommerfest

Keine Drogen, die unter das Betäubungsmittelgesetz fallen, kein Alkohol für Minderjährige nach dem Jugendschutzgesetz, keine öffentlichen Ärgernisse, das sind nur einige Regeln, die Veranstalter eines Sommerfestes einhalten müssen. Am besten informieren sich Gastgeber vor der Party, um Auseinandersetzungen aller Arten zu vermeiden.